Cari soci,
vi inoltriamo qui di seguito i comunicati in oggetto. Il consiglio della sezione territoriale di Firenze si sta adoperando per individuare una data per lo svolgimento dell’assemblea dei soci che vi verrà comunicata non appena sarà ufficiale. L’orientamento del consiglio territoriale, in previsione anche delle criticità logistiche ed organizzative, è quello di avvicinarsi alle date ultime indicate dalla presidenza nazionale
Cordiali saluti
La segreteria UICI Firenze
COMUNICATO N.91 – Linee Guida per lo svolgimento delle assemblee sezionali 2020
Care amiche e cari amici,
la nostra Grande Associazione si accinge a compiere un nuovo, piccolo passo in questa stagione di emergenza, procedendo verso una normalità che tutti auspichiamo stabile e duratura.
Qui allegate, le linee guida elaborate dalla Direzione dietro preciso mandato del Consiglio Nazionale per l’organizzazione e lo svolgimento delle assemblee sezionali e per il conseguente rinnovo degli Organi associativi territoriali e regionali.
Abbiamo lavorato per garantire l’osservanza e l’applicazione delle disposizioni statutarie, pur nel rispetto della salute e della sicurezza dei nostri soci e accompagnatori, secondo la normativa e le ordinanze vigenti. Ma abbiamo voluto proporre e offrire qualche opportunità in più, per allargare la platea dei partecipanti alle assemblee sezionali e alla elezione delle cariche sociali.
Abbiamo voluto porre in essere misure e provvedimenti per determinare le condizioni più favorevoli a una maggiore partecipazione dei soci alla vita associativa, ma abbiamo voluto affidare ai Consigli Sezionali l’ultima parola per la loro adozione nelle singole sezioni.
Al riguardo, tuttavia, ci sentiamo di raccomandare vivamente ai consigli sezionali di compiere ogni sforzo per consentire ai nostri soci sia la partecipazione alle assemblee in modalità a distanza, sia la possibilità di esprimere anche da remoto il proprio voto per l’elezione di Organi e delegati.
Sarebbe infatti un grande esempio di innovazione e apertura che la nostra Associazione, a mio avviso, non dovrebbe lasciarsi sfuggire, anche considerato il forte impegno della Presidenza e della Direzione Nazionale su questo terreno del rafforzamento della democrazia e della partecipazione.
Il Presidente e l’intera Direzione Nazionale saranno a disposizione dei Presidenti e dei consigli sezionali per organizzare al meglio le prossime assemblee e assicurarne la più felice riuscita. Mi permetto tuttavia di raccomandare a tutti i dirigenti associativi territoriali, regionali e nazionali di limitare al massimo la loro presenza di persona presso le assemblee delle sezioni diverse dalla propria, o addirittura di cancellarle, se possibile, al fine di contenere in ogni modo le occasioni di assembramento, nel rispetto delle prescrizioni sanitarie e sociali in vigore. Portare un saluto o qualche parola di affetto e di informazione può essere fatto, spesso, in modalità a distanza che raccomandiamo.
Possiamo farcela, amiche e amici, tutti insieme. E sono certo che ce la faremo.
Ne sono certo perché so di avere l’onore immenso di presiedere una Grande Associazione di donne e di uomini forti, consapevoli, tenaci, invincibili.
Un caro augurio a tutte e tutti, insieme a un abbraccio affettuoso.
LINEE GUIDA PER LO SVOLGIMENTO DELLE ASSEMBLEE UICI ANNO 2020
In deroga alle norme regolamentari vigenti, limitatamente all’anno 2020: – Il termine ultimo per lo svolgimento delle assemblee sezionali è fissato a lunedì 7 settembre. Il termine ultimo per l’insediamento dei consigli sezionali è fissato a martedì 15 settembre – anche, eventualmente, in deroga all’art.21 comma 6 del regolamento generale. Il termine ultimo per l’insediamento dei consigli regionali è fissato a lunedì 28 settembre- , anche, eventualmente, in deroga all’art.16 comma 1 del regolamento generale. Il termine entro il quale va inviato l’avviso di convocazione dell’assemblea è fissato in – “almeno quindici giorni” prima della data di svolgimento. Nell’avviso, indicare giorno, ora e luogo dell’assemblea e precisare che le modalità e i dettagli tecnici per la eventuale partecipazione a distanza verranno pubblicati e resi noti sul sito internet e, ove utilizzata, sulla segreteria telefonica della Sezione, appena saranno disponibili. – Il comma 4 dell’art.19 del regolamento generale, non si applica. Il termine per la presentazione delle liste di candidati è fissato per le ore 12 del – “settimo giorno” precedente la data di svolgimento dell’assemblea. Rimangono comunque valide le operazioni di presentazione di liste e candidature eventualmente già compiute. Il Consiglio sezionale, appena possibile, nella propria autonomia, dovrà deliberare circa- : a) l’adozione del voto elettronico a distanza; b) il prolungamento dell’apertura del seggio nella giornata successiva all’assemblea; c) l’autorizzazione a tenere “sottoassemblee” separate, collegate a distanza all’assemblea principale. Detta deliberazione, che dovrà essere resa pubblica tempestivamente, terrà conto dell’obiettivo di favorire la più ampia partecipazione attiva dei soci, avuto riguardo, tuttavia, per le effettive condizioni di praticabilità organizzativa delle misure da adottare, a seconda delle specifiche situazioni territoriali di ogni sezione. Ove il seggio elettorale rimanesse aperto anche il giorno successivo all’assemblea per – consentire ai soci l’esercizio del diritto di voto per un arco di tempo più lungo, , lo spoglio delle schede, con relativa proclamazione e chiusura dell’assemblea stessa, avranno luogo al termine di questa seconda giornata. Per l’anno 2020, le sezioni terranno una sola assemblea, a valere anche per novembre. I – bilanci di previsione per il 2021 saranno approvati dai consigli sezionali entro il 30 novembre con i poteri dell’assemblea. – Qualsiasi indicazione e istruzione in contrasto con le disposizioni presenti, non si applica. Il Presidente Nazionale o persone da questi incaricate, tra le quali, in primo luogo, i – componenti della Direzione Nazionale, saranno a disposizione dei Presidenti Sezionali per assisterli nella organizzazione e gestione delle assemblee. PRESCRIZIONI PRATICHE Verificare che lo svolgimento dell’assemblea nella data prescelta, sia compatibile con le 1) disposizioni contenute nelle ordinanze regionali di pertinenza, d’intesa con la Presidenza Nazionale che fornirà, al riguardo, ogni documentazione, informazione e assistenza. Al riguardo, si richiama anche il DPCM 17 maggio 2020, art.1 lett.i e si raccomanda il rispetto delle prescrizioni eventualmente imposte dal questore”; scegliere locali idonei, preferibilmente cinema, teatri, sale di grande capienza, dotati di 2) impianti WiFi, comunque con capacità di accoglienza almeno tripla rispetto all’affluenza prevista, per garantire il rispetto delle regole di distanziamento; in caso di accompagnamenti e trasporto dei soci a cura della sezione, prestare attenzione 3) all’osservanza delle regole di distanziamento e sanificazione dei veicoli; evitare di organizzare il “pranzo sociale” e ogni altra forma di offerta di cibo. A ogni socio 4) partecipante in presenza, sarà offerto in omaggio il cofanetto “GustaeVinci” del centenario, a cura della Presidenza Nazionale. In presenza di condizioni di sicurezza assoluta di rispetto del distanziamento e del divieto di assembramento, il Presidente sezionale, sotto la propria responsabilità, potrà autorizzare il “pranzo sociale” ; 5) assicurare la presenza di operatori della CRI, Protezione Civile o analoghi, per prestare assistenza nel rispetto del distanziamento e nella esecuzione delle operazioni di sanificazione; regolare l’accesso all’assemblea mediante ingressi scaglionati, assicurando per ciascuno che 6) sia indossata la mascherina e sia effettuata la disinfezione delle mani; provvedere all’accompagnamento dei soci al proprio posto, collocato nel rispetto del7) le regole del distanziamento; prevedere un numero adeguato di microfoni, da sanificare dopo l’uso da parte di ogni 8) oratore; organizzare le modalità di voto in presenza in maniera tradizionale e anche, ove possibile, in 9) forma elettronica, dislocando cabine numerose e ben distanziate, da sanificare dopo la presenza di ogni elettore il quale verrà comunque chiamato al voto nominativamente, piccoli gruppi a turno e non dovrà in alcun modo presentarsi al seggio di propria iniziativa; 10) consentire ai soci elettori di votare portando con sé la propria tavoletta Braille o matita; allo scopo di ridurre ogni occasione di assembramento, ove siano presenti sottosezioni e 11) rappresentanze o comunque concentrazioni di soci territorialmente significative e organizzabili, favorire la presenza in assemblea di tali soci, dislocati presso sedi separate e collegate all’assemblea stessa in modalità a distanza, nominando, in apertura di assemblea, un vicepresidente e un seggio di tre membri per ciascuna sede separata. Concluse le operazioni di voto dei presenti, l’urna, sigillata a regola d’arte, sarà immediatamente recapitata nella sede principale del seggio. Partecipazione dei soci e votazioni segrete in modalità a distanza. Art.4 S-R Commi 6 e 7. 6S. Le riunioni degli organi collegiali sono valide anche se tenute in teleconferenza con le modalità stabilite nel Regolamento Generale. 6R. La partecipazione alle riunioni di qualunque organo dell’Unione, fatta eccezione per il Congresso Nazionale e per l’Assemblea Sezionale, è valida anche se effettuata tramite teleconferenza o sistemi analoghi che consentano l’identificazione dei partecipanti e il rispetto delle condizioni di riservatezza previste dallo Statuto. Il Presidente dell’organo provvede, sotto la propria responsabilità, a identificare i partecipanti e a garantire la regolarità della riunione, anche tenendo conto dei mezzi tecnici a disposizione. 7. In caso si debba procedere a votazioni che prevedano la segretezza del voto la riunione non potrà essere tenuta secondo quanto previsto dal comma precedente, a meno che vengano individuati appositi sistemi di votazione che garantiscano la segretezza del voto di tutti partecipanti. Modifica al Regolamento: all’art.4 comma 6, sono soppresse le parole “fatta eccezione per il Congresso Nazionale e per l’Assemblea Sezionale”. INDICAZIONI PRATICHE I Presidenti e i consigli sezionali, ove ritenuto praticabile, adotteranno ogni misura per consentire anche la partecipazione a distanza dei soci all’assemblea e, quando sussistenti le condizioni previste, la loro partecipazione alle votazioni palesi e segrete. In proposito raccomandiamo test di verifica tecnica precedenti lo svolgimento dell’assemblea, a cura dei dirigenti sezionali. Nella votazione a distanza per l’elezione delle cariche sociali, i votanti non devono necessariamente essere computati come presenti in assemblea, ma soltanto come partecipanti alla votazione stessa. Come da regolamento, i soci presenti in assemblea di persona o partecipanti a distanza, hanno facoltà di farsi assistere da una persona di fiducia per il compimento di tutti gli atti che ne consentano la partecipazione attiva e reale. La Presidenza Nazionale fornirà ogni supporto tecnico e strumentale per consentire, oltre al regolare svolgimento dell’assemblea in presenza, sia la partecipazione a distanza, sia l’espressione del voto palese e segreto di ogni socio avente diritto. A breve saranno fornite alle sezioni utili indicazioni al riguardo. La Presidenza e la Direzione Nazionale, altresì, assicureranno adeguato supporto finanziario per assistere le sezioni meno facoltose, sia mediante il Fondo di Solidarietà sia c.n il ricorso ad altre specifiche risorse. La Direzione Nazionale conferisce al Presidente Nazionale l’onere di gestire le relazioni con i presidenti e i consigli sezionali nel corso di tutta questa fase straordinaria, per favorire la migliore esecuzione di tutte le operazioni organizzative preparatorie e post assembleari, fino al regolare insediamento dei consigli sezionali e regionali neo eletti. A tale scopo, il Presidente Nazionale si avvarrà della collaborazione dei componenti della Direzione, nonché di tutte le risorse interne ed esterne alla Sede Nazionale ritenute necessarie per il raggiungimento del risultato atteso.
Comunicato 93
Linee Guida per lo svolgimento delle operazioni di voto a distanza
Care amiche e cari amici,
la macchina organizzativa delle assemblee sezionali si è messa in moto e procede ora con celerità e speditezza. Molti Consigli Sezionali, infatti, hanno già fissato date e luogo di svolgimento.
In proposito, raccomando ancora una volta l’adozione di tutte le misure di cautela e sicurezza, secondo buon senso, prudenza e attenzione.
Qui in allegato, le istruzioni dettagliate per lo svolgimento del voto a distanza, ricordando ancora una volta che i Consigli Sezionali hanno l’ultima, decisiva e definitiva parola sull’adozione di questa modalità.
Personalmente ne raccomando l’adozione perché in questo modo possiamo allargare significativamente il livello di partecipazione dei soci alla vita associativa e alla scelta dei dirigenti che saranno chiamati a guidare sezioni e regioni per i prossimi cinque anni.
Al di là delle scelte dei singoli Consigli Sezionali, la Direzione Nazionale ha comunque inteso garantire a tutti i soci la possibilità di partecipare e intervenire all’assemblea in modalità a distanza, mediante la piattaforma Zoom che verrà offerta gratuitamente a ogni sezione per la durata di un anno e che potrà essere usata anche per favorire l’istituzione di luoghi di svolgimento di “sottoassemblee” collegate da remoto all’assemblea principale.
Rimane chiaro comunque che, ove dirigenti e soci di una specifica sezione siano già abituati all’impiego di altre piattaforme di riunione a distanza, possono tranquillamente utilizzarle al posto di Zoom a loro scelta e discrezione.
L’importante è perseguire e raggiungere l’obiettivo di consentire a tutti i nostri iscritti la partecipazione alla assemblea della propria sezione, anche rimanendo presso la propria abitazione, purché dotati di un semplice apparecchio telefonico.
Sempre per favorire la partecipazione, la Direzione Nazionale raccomanda inoltre l’istituzione di sedi separate di svolgimento dell’assemblea, collegate on line alla sede principale, in modo che i soci possano raggiungerle più facilmente, anche per contribuire a evitare occasioni di assembramento.
In tali casi, il presidente dell’assemblea, subito in apertura, farà a eleggere un vice presidente per ogni luogo separato, oltre a tre scrutatori che provvederanno alle operazioni elettorali tradizionali. Concluse tali operazioni, sigillate le urne in modo opportuno, pubblico e trasparente, il vice presidente incaricato, avrà cura di recapitarle nel luogo dell’assemblea principale e consegnarle al seggio, in modo da consentire lo spoglio globale delle schede.
Mi permetto ancora una volta di raccomandare a dirigenti nazionali, regionali e territoriali di intervenire alle assemblee delle sezioni diverse dalla propria, il più possibile in modalità a distanza, al fine di evitare ulteriori occasioni di spostamenti, affollamento e assembramento.
Stiamo vivendo un momento particolare, nel quale ciascuno di noi è chiamato a offrire all’Unione il meglio di sé, in spirito di comunità e collaborazione che, ne siamo certi tutti quanti, non mancherà a nessuno in ogni angolo d’Italia.
Personalmente, insieme a tutti i componenti della Direzione Nazionale, assicuro la nostra vicinanza e collaborazione alle sezioni per ogni fase di organizzazione e svolgimento dell’assemblea e delle elezioni.
Siamo tutti chiamati a partecipare all’organizzazione e gestione di un grande evento che contribuirà anche a rafforzare e rinsaldare i legami di fraternità tra tutti noi.
Abbiamo cento anni di forza e di esperienza.
Questo il momento di dimostrarlo a noi stessi e al “mondo”.
Un caldo augurio di buon lavoro e un grandissimo abbraccio a tutte e tutti.
Allegato:
UICI Votazioni on line con società certificata Polyas Istruzioni per le Sezioni territoriali La possibilità di voto on line risponde a un duplice obiettivo: Alleggerire il peso numerico dei votanti in presenza, consentendo anche alle persone 1) presenti in assemblea di votare on line dal proprio posto, senza doversi recare al seggio e in cabina; Consentire la partecipazione e l’espressione del voto anche ai soci che non possono recarsi 2) di persona a votare in assemblea. Per poter esercitare il voto in modalità on line, tuttavia, occorrerà osservare alcune condizioni, in conformità con il nostro regolamento generale, così come modificato dalla Direzione, su mandato e con i poteri del consiglio Nazionale. Eccole in sintesi: la Segreteria Sezionale, all’atto della definizione delle liste, dovrà trasmetterle immediatamente alla Presidenza Nazionale, comprensive di numerazione ed elenco di candidati a) Consiglio Sezionale b) Consiglio regionale; c) Delegati al Congresso. Per ogni sezione, verrà creata di conseguenza l’urna virtuale con relativa struttura della scheda elettorale. La scheda, sullo schermo apparirà più o meno così: Intestazione: Logo UICI e relativa Sezione Titolo: Elezione Consiglio sezionale Lista 1 ( ) Lista 2 ( ) E così via per tutte le liste concorrenti. Titolo: Preferenze per il Consiglio Sezionale Titolo: Lista 1: Candidato A ( ) Candidato B ( ) Candidato C ( ) Candidato D ( ) Candidato E ( ) E così via per tutto l’elenco di candidati della lista 1. Titolo: Lista 2: Candidato A ( ) Candidato B ( ) Candidato C ( ) Candidato D ( ) Candidato E ( ) E così via per tutto l’elenco di candidati della lista 2. E così via per tutte le liste Titolo: Elezione Consigliere / Consiglieri regionali Lista 1 ( ) Lista 2 ( ) E così via per tutte le liste concorrenti. Titolo: Preferenze per Consiglieri Regionali Titolo: Lista 1: Candidato A ( ) Candidato B ( ) E così via per tutto l’elenco di candidati della lista 1. Titolo: Lista 2: Candidato A ( ) Candidato B ( ) E così via per tutto l’elenco di candidati della lista 2. E così via per tutte le liste Titolo: Elezione Delegato / Delegati al Congresso Lista 1 ( ) Lista 2 ( ) E così via per tutte le liste concorrenti. Titolo: Preferenze per Delegati al Congresso Titolo: Lista 1: Candidato A ( ) Candidato B ( ) Candidato C ( ) E così via per tutto l’elenco di candidati della lista 1. Titolo: Lista 2: Candidato A ( ) Candidato B ( ) Candidato C ( ) E così via per tutto l’elenco di candidati della lista 2. E così via per tutte le liste concorrenti. Nota: per “candidato A), B, ecc… si intende il nome e cognome del candidato. Nella parte bassa ci saranno due pulsanti: Pulsante Annulla Pulsante Vota Per votare, basterà scorrere su e giù l’elenco di liste e candidati con le frecce verticali o con l’apposito flick e selezionare, per ciascuna elezione, lista e candidati prescelti, usando il tasto “Spazio” o il relativo tap di selezione. Valgono le indicazioni relative alle modalità di voto e preferenza previste dal Regolamento Generale all’art.25. Per annullare una singola scelta già effettuata, basterà portarsi sul numero della lista o sul nominativo della preferenza che si vuole annullare e usare il solito tasto “Spazio” o Tap. Completata l’operazione di scelta di liste e preferenze, si può ancora azzerare tutto e ricominciare dall’inizio, mediante il solito tasto, “Spazio” o Tap sul pulsante “Annulla”. In tal caso, si aprirà una finestra informativa dell’avvenuto annullamento di tutte le scelte già effettuate, con l’invito a ricominciare da zero l’operazione di voto. Per inviare invece nell’urna virtuale il proprio voto e concludere l’operazione, portarsi sul pulsante “Vota” e usare il solito tasto “Spazio” o Tap. Verrà mostrata una finestra riepilogativa delle scelte di voto effettuate, con due pulsanti disponibili: pulsante “Annulla tutto e ricomincia” pulsante “Deposita nell’urna”. Selezionare quindi la funzione desiderata, mediante il pulsante corrispondente. Con il pulsante “Annulla tutto e ricomincia” vengono annullate tutte le scelte già effettuate e si deve ripartire dall’inizio. Con il pulsante “Deposita nell’urna”, le scelte effettuate vengono acquisite definitivamente, l’operazione di voto termina e non sarà più ripetibile. Operazioni relative allo svolgimento del voto on line – Occorre innanzitutto una delibera del Consiglio della Sezione, favorevole al voto on line – acquisizione, 72 ore prima dell’Assemblea, da parte della Sede Nazionale di tutti gli indirizzi email dei soci aventi diritto al voto, cioè in regola con il rinnovo della tessera 2020, purché non siano nuovi iscritti nel 2020, da effettuarsi mediante l’anagrafico unico nazionale. – generazione, a cura della sede nazionale, dell’elenco dei soci che eserciteranno il proprio diritto al voto in modalità on line, in base alla presenza del campo email nell’anagrafico L’elenco così generato sarà fornito alla società di gestione del voto on line e anche alla Sezione perché lo metta a disposizione del seggio elettorale il giorno dell’assemblea. N.B.: Al fine di prevenire ogni possibile errore o abuso, i soci inclusi in detto elenco non potranno votare nella modalità tradizionale. Il seggio elettorale sarà responsabile del controllo durante le operazioni di voto. – Per ogni nominativo e indirizzo email dell’elenco, la società di gestione provvederà alla creazione di chiavi di accesso uniche e non riutilizzabili che saranno inviate via email al singolo interessato, in orario di apertura delle operazioni di voto; L’email riporterà: – le istruzioni generali sulla struttura e l’uso della scheda – i dettagli sulle modalità di voto – l’elenco di liste e candidati della Sezione – la chiave di accesso al sistema di voto “Nome Utente” – la chiave di accesso al sistema di voto “password” – data e ora di apertura e chiusura della votazione on line, stabilita in Apertura 12.00 Chiusura 13.30. Nel giorno e ora dell’assemblea, nel caso sia stata presentata una sola lista o non siano state presentate liste, il Presidente dell’assemblea, appena nominato, fisserà l’orario massimo delle 9.45 per presentare e accettare eventuali candidature in sede di assemblea. Tali eventuali candidature saranno immediatamente comunicate via email o WhatsApp all’indirizzo / numero telefonico che sarà comunicato per tempo alla Sezione, in modo da inserirle nella scheda virtuale da inviare per il voto on line. Operazioni di voto e scrutinio – invio a ogni socio votante on line della mail con istruzioni generali per votare, ore 1.00 del giorno dell’assemblea; – apertura della votazione on line, ore 12.00 – chiusura della votazione on line e dell’urna virtuale, ore 13.30; – generazione e invio all’indirizzo email della Sezione del pdf dei risultati che riporterà, in modo distinto, per ciascuna delle tre votazioni: Risultati certificati della votazione on line Consiglio Sezionale – totale voti per ciascuna lista – totale voti di preferenza personale per ciascun candidato di ciascuna lista – totale preferenze personali per ciascun eventuale candidato fuori lista. Risultati certificati della votazione on line Consigliere / Consiglieri Regionali – totale voti per ciascuna lista – totale voti di preferenza personale per ciascun candidato di ciascuna lista – totale preferenze personali per ciascun eventuale candidato fuori lista. Risultati certificati della votazione on line Delegato / Delegati al Congresso – totale voti per ciascuna lista – totale voti di preferenza personale per ciascun candidato di ciascuna lista – totale preferenze personali per ciascun eventuale candidato fuori lista. Il seggio elettorale sommerà i totali del voto on line al risultato della votazione conseguito con il metodo tradizionale, per ottenere il risultato definitivo delle elezioni
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